Prosedur kerja atau Standard Operating procedure (SOP) merupakan bagian yang tidak terpisahkan dalam penerapan sebuah sistem manajemen dan menjadi acuan dalam melaksanakan pekerjaan. Berdasarkan aspek kepentingan prosedur kerja umumnya dikelompokkan dalam dua jenis yaitu: prosedur kerja departemen (departement procedure) dan prosedur kerja unit bisnis (business unit procedure). Prosedur kerja departemen secara umum hanya berlaku untuk departemen terkait, sedangkan prosedur kerja bisnis unit berlaku untuk seluruh departemen yang berada dalam unit bisnis (perusahaan).
Mengingat prosedur kerja berfungsi sebagai acuan dalam melaksanakan pekerjaan sesuai standar perusahaan maka penting untuk memahami sistematika penyusunan prosedur kerja yang benar sehingga dapat diterapkan dengan baik Berikut langkah-langkah dalam penyusunan dokumen prosedur kerja:
1. Halaman Judul
Halaman judul berisikan: Judul prosedur, kolom pengesahan, status dokumen (nomor dokumen, tanggal terbit, revisi, dan jumlah halaman), dan logo perusahaan. Untuk status dokumen dan logo perusahaan sebaiknya di buat dalam kolom header sehingga dapat dilihat pada tiap lembar prosedur.
2. Tujuan dan Ruang Lingkup
Tujuan memuat alasan dibuatnya prosedur, sedangkan ruang lingkup memuat pihak dan bagian mana saja yang harus melaksanakan prosedur tersebut.
3. Referensi
Referensi mencantumkan dokumen terkait baik internal maupun eksternal yang menjadi acuan dalam pembuatan prosedur. Dokumen eksternal yang dijadikan referensi umumnya adalah peraturan perundangan, clausal terkait dari sistem manajemen yang digunakan, dan standar lainnya yang berhubungan dengan prosedur. Sedangkan dokumen internal yang biasanya dijadikan acuan adalah dokumen manual atau prosedur lainnya yang berhubungan.
4. Tanggung Jawab
Tanggung jawab berisi uraian tanggung jawab pihak-pihak yang terkait langsung dengan prosedur kerja tersebut, uraian tanggung jawab biasanya mencantumkan nama departemen atau jabatan.
5. Uraian prosedur
Bagian ini merupakan bagian yang sangat penting karena memuat langkah-langkah yang harus dilakukan dalam pelaksanaan sebuah prosedur. Uraian prosedur juga umumnya dilengkapi dengan diagram alir (flow chart).
6. Lampiran
Pada bagian ini diuraikan form-form apa saja yang digunakan dalam implementasi prosedur. Form yang digunakan harus diberi penomoran mengikuti penomoran dokumen prosedur kerja.
0 komentar:
Post a Comment